Laporan Perjalanan Bisnis Masih Jadi Beban, Ini Solusi yang Mulai Dilirik Perusahaan

MOMSMONEY.ID - Perjalanan bisnis tidak hanya membutuhkan biaya transportasi. Karyawan yang mendapat tugas juga harus mencatat berbagai pengeluaran seperti makanan, perjalanan darat, hingga pengiriman untuk kemudian dilaporkan kepada perusahaan.

Ketika pencatatan masih dilakukan secara manual dan menggunakan sistem yang berbeda-beda, proses tersebut dapat menambah pekerjaan administratif bagi karyawan maupun tim keuangan perusahaan.

Kondisi ini menjadi salah satu tantangan di tengah meningkatnya aktivitas perjalanan bisnis di kawasan Asia Pasifik.

Mengutip data Global Business Travel Association (GBTA), Asia Pasifik diperkirakan tetap menjadi pasar perjalanan bisnis terbesar di dunia. Pengeluaran perjalanan bisnis di kawasan tersebut diproyeksikan mencapai US$ 700,9 miliar pada 2026.

Indonesia juga termasuk pasar dengan pertumbuhan perjalanan bisnis yang cukup tinggi. Nilai perjalanan bisnis di Indonesia diproyeksikan tumbuh 12,6%.

Pertumbuhan tersebut membuat perusahaan tidak hanya perlu memastikan mobilitas karyawan berjalan lancar, tetapi juga mengelola berbagai biaya yang muncul selama perjalanan.

Baca Juga: Bukan Cuma soal Produk, Simak 3 Hal Penting Ini biar UMKM Bisa Memperluas Pasar

Beban laporan pengeluaran

Tantangan dalam pengelolaan biaya perjalanan terlihat dalam riset Grab For Business bersama Global Business Travel Association (GBTA).

Riset tersebut menunjukkan 95% pelaku perjalanan bisnis di Asia Tenggara menggunakan layanan ride-hailing seperti Grab untuk kebutuhan perjalanan bisnis. Namun, baru 58% perusahaan yang memiliki mekanisme khusus untuk mengelola penggunaan layanan tersebut dalam program perjalanan bisnis.

Masalah juga berlanjut setelah perjalanan selesai. Sebanyak 57% pelaku perjalanan bisnis mengaku menunda pengajuan laporan pengeluaran atau klaim reimbursement, maupun menganggap proses tersebut sebagai beban administratif.

Hampir separuh responden bahkan membutuhkan waktu lebih dari 20 menit untuk menyelesaikan satu laporan pengeluaran setelah setiap perjalanan bisnis.

Kondisi tersebut menunjukkan adanya kesenjangan antara aktivitas perjalanan yang semakin terdigitalisasi dengan proses administrasi pengeluaran yang masih membutuhkan input manual.

“Perjalanan bisnis memiliki peran penting dalam membantu perusahaan memperkuat hubungan dengan pelanggan, menjangkau pasar baru, sekaligus menjaga kelancaran operasional sehari-hari,” ujar Regional Head of Grab For Business Valerie Khoo dalam keterangan tertulis yang diterima Kontan pada Kamis (24/9).

Menurut Valerie, masih banyak perusahaan yang mengelola perjalanan dan pengeluaran menggunakan sistem yang terpisah. Hal tersebut dapat menambah pekerjaan administratif sekaligus membuat perusahaan lebih sulit memperoleh gambaran menyeluruh mengenai pengeluarannya.

Baca Juga: Tak Cuma Menabung, Begini Cara Menyiapkan Keuangan untuk Masa Pensiun

Grab Bikin Urusan Laporan Pengeluaran Lebih Gampang

Untuk menjawab persoalan tersebut, Grab melalui Grab For Business menggandeng SAP Concur untuk mengintegrasikan layanan perjalanan bisnis, pemesanan makanan, dan pengiriman dengan Concur Expense.

Melalui integrasi ini, transaksi yang dilakukan menggunakan work profile di aplikasi Grab dan memenuhi syarat dapat terhubung secara otomatis dengan Concur Expense.

Dengan demikian, karyawan tidak perlu memasukkan transaksi pengeluaran satu per satu secara manual. Data transaksi yang memenuhi ketentuan dapat digunakan dalam proses pencatatan dan pelaporan biaya.

Bagi perusahaan, integrasi tersebut dapat membantu menghubungkan aktivitas mobilitas karyawan dengan pengelolaan pengeluaran. Perusahaan juga dapat memperoleh visibilitas terhadap biaya perjalanan yang dikeluarkan karyawan.

Integrasi Grab For Business dengan SAP Concur tersebut tersedia melalui SAP Concur App Center bagi pelanggan Grab For Business di Asia Tenggara.

Langkah ini menunjukkan bahwa digitalisasi perjalanan bisnis tidak hanya berkaitan dengan kemudahan pemesanan transportasi, tetapi juga mulai menyasar proses setelah perjalanan, terutama pencatatan dan pengelolaan pengeluaran.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News